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Análisis de contexto interno y externo, una herramienta de gerencia

*Las firmas deben realizar este tipo de análisis

*Son parte de la nueva generación de normas para sistemas de gestión

Las empresas hoy en día deben aprender a conocer sus contextos interno y externo para poder lograr una mayor eficiencia en el alcance de sus objetivos. Hoy en día existen reglamentaciones y normas de gestión que son necesarias de cumplir pero que, de ser atendidas de manera inteligente pueden lograr una eficiencia en los objetivos de la empresa y una desplegado estratégico que ayude a crecer el valor de la marca. Oficina Verde, organización de capacitación EHS y en sistemas de gestión ISO/IATF nos habla al respecto.

La organización expone que la nueva generación de normas para sistemas de gestión (ISO 9001:2015, IATF 16949:2016, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) incluyen una visión más amplia encaminada a lograr una mejora, la cual  contempla que una organización además de tener un análisis interno de la empresa pueda ver hacia el exterior para comprender los problemas que podría tener a futuro. De esta manera nace un nuevo concepto: “Contexto de la organización”.

Este nuevo requisito en la norma ISO/IATF, debe considerar los problemas internos y externos que pueden afectar sus objetivos estratégicos y la planificación de los sistemas de gestión, agrega. Cambia en gran medida el concepto y la aplicación de la cláusula 4, y los requisitos con respecto al contexto de la organización suenan un poco vago, así que, ¿qué requiere realmente esta cláusula?

La Cláusula 4 de ISO/IATF dice que: El contexto de la organización requiere que la organización se evalúe a sí misma y su entorno. Esto significa que debe definir las influencias de diversos elementos en la organización y cómo se reflejan en el sistema de gestión, la cultura de la empresa, los objetivos y metas, la complejidad de los productos, el flujo de procesos e información, el tamaño de la organización, los mercados, los clientes, etc. También es un medio para detectar riesgos y oportunidades en relación con el contexto empresarial.

La organización recomienda empezar por el análisis FODA, a pesar de que reconocen que no existen hoy en día metodologías definidas en este aspecto.

¿Qué son los problemas internos y externos?

Este requisito de la cláusula 4 puede parecer demasiado general, y existe el riesgo de ir demasiado amplio al definir los problemas internos y externos. De acuerdo con la organización, al cumplir con esta cláusula, el interesado  debe centrarse únicamente en los problemas que pueden afectar la satisfacción del cliente y la entrega de un producto y / o servicio de calidad (ISO 9001/IATF 16949) o afectar la seguridad y salud ocupacional de empleados y contratistas (ISO 45001) o afectar al medio ambiente (ISO 14001).
Puntualiza que el contexto interno de una organización es el entorno en el que pretende alcanzar sus objetivos. El contexto interno puede incluir su enfoque de la gobernabilidad, sus relaciones contractuales con los clientes y sus partes interesadas. Las cosas que deben considerarse están relacionadas con la cultura, las creencias, los valores o los principios dentro de la organización, así como la complejidad de los procesos y la estructura organizativa.

Agrega que para determinar el contexto externo, debe considerar los problemas que surgen de su entorno social, tecnológico, ambiental, ético, político, legal y económico, conocido como análisis PESTLE. Ejemplos de contexto externo pueden incluir:

  • Reglamentos gubernamentales y cambios en la ley
  • Cambios económicos en el mercado
  • la competencia
  • Eventos que pueden afectar la imagen corporativa.
  • cambios en la tecnología

Básicamente, toda esta información está en alta dirección y otros miembros de la gerencia. La mejor manera de recopilarlo es organizar una lluvia de ideas. La sistematización de toda esta información puede ser muy valiosa y demostrar su posición como organización.

¿Deberíamos preocuparnos por las opiniones de otras personas?

La organización responde que en términos simples, el requisito de identificar a las partes interesadas relevantes significa que debe decidir a quién le importa la opinión sobre su compañía y quien incide de forma importante como parte de interés para el éxito o fracaso en el mediano y largo plazo de la organización.

Las partes interesadas incluyen clientes directos, usuarios finales, proveedores y socios, reguladores y otros. Otros podrían incluir personas en la organización, propietarios / accionistas e incluso la sociedad. Estas partes agregan valor a la organización o se ven afectadas por las actividades dentro de la organización. Identificar y satisfacer sus necesidades es importante para implementar un sistema de gestión de calidad eficiente y efectivo. Sus comentarios realmente pueden ayudarlo a determinar qué se puede mejorar en su organización y cómo.

Finalmente, Oficina verde recalca que la revisión regular de la gestión es necesaria para monitorear los problemas internos o externos de la organización. Después de lograr el contexto interno, la administración puede realizar un análisis externo utilizando los análisis PESTLE (político, económico, social, tecnológico, legal y ecológico) y FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) y realmente beneficiarse de este nuevo requisito, en lugar de formalmente cumplirlo.

Conocer el contexto de su organización y las opiniones de sus partes interesadas puede ayudarlo a mejorar su organización y mejorarla aún más.






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